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1、2.1 數據與資訊的分別數據與資訊的分別 數據數據 收集所得而未經組織的內容，它們本身沒有含義。資訊資訊 經過組織的數據。它不但有意義，還有一定的用途。2.1 數據與資訊的分別數據與資訊的分別 數據數據 收集所得而未經組織的內容，它們本身沒有含義。資訊資訊 經過組織的數據。它不但有意義，還有一定的用途。2.2 數據處理週期數據處理週期 數據處理週期數據處理週期 所有數據都會依次地經過處理週期中的不同階段 數據準備數據準備 數據收集數據收集 資訊輸出資訊輸出 數據處理數據處理 數據輸入數據輸入 數據收集數據收集 為了在外間數集一些可放入資訊處理系統內的原始數據而展開的活動。常見的數據收集方法 調
2、查 觀察 訪問 實驗 收集所得的原始數據檔案稱為源文件源文件。2.2 數據處理週期數據處理週期 數據準備數據準備 把數據預先處理的步驟 數據記錄數據記錄 追蹤收集中的數據。人手有效性檢查人手有效性檢查 檢查數據完整性。檢查是否包含必需資料。檢查填寫的數據是否合理和清楚。數據分類數據分類 把原始數據分為不同的類別。把原始數據按特定的次序排列，以加快往後的數據輸入步驟。2.2 數據處理週期數據處理週期 數據輸入和錯誤來源數據輸入和錯誤來源 錯誤錯誤 錯誤來源錯誤來源 例子例子 數據源錯誤 數據來源供應者提供不正確的數據 受訪者提供了錯誤的電話號碼 轉錄錯誤 數據被錯誤地輸入或讀取 把1誤入為l或把
3、o誤入為0 調換錯誤 錯誤調換了兩個連續的數 把61誤入為16 2.2 數據處理週期數據處理週期 在輸入數據的過程中，有可能發生人為的輸入錯誤。三種因人手輸入而上產生的錯誤包括數據源錯誤、轉錄錯誤和調換錯誤。數據有效性數據有效性 將數據與一系列準則或數值進行比較，從而保證數據的合理和有效性。有效性檢查項目有效性檢查項目 功能功能 域完整性的檢查 確認具備了所有必須的字段 欄長度的檢查 確認每項數據都具有正確字串的長度 範圍檢查 確認數據值在預先確定的範圍內 格式檢查 確認數據符合指定的格式 檢查數位 主要用作自檢，方法是把一個用特定數學方程式計算的檢查數位附於數據的最末位置。2.2 數據處理週
4、期數據處理週期 數據校驗數據校驗 是確保數據在轉錄過程中沒有錯誤的方法 雙重輸入和由兩個人獨立輸入是兩種常用的數據校驗 雙重輸入 讓一個操作員輸入數據兩次。由電腦系統按照第一次的輸入的內容對第二次輸入的內容進行校驗。由兩個人獨立輸入 讓兩位操作員按照同一源文件的數據進行輸入，並把數據存貯到不同的檔案。由電腦比較兩個檔案，並報告它們之間的差異。2.2 數據處理週期數據處理週期 數據結構數據結構 分層式的數據結構 數據庫 資料表 記錄、欄 數據庫數據庫是由一組稱為資料表資料表的數據檔所組成 每一資料表包含了一組具有相同結構的記錄 每一記錄記錄包含與同一項目有關的數據 每欄欄則包含所有記錄中具同一特
6、 資料表 1 資料表 數據處理數據處理 數據處理方法的選擇取決於我們想得到甚麽結果 以下是用來處理數據庫記錄的三種方法 排序 按照特定的次序排列記錄 搜尋 從數據庫中檢索出特定的記錄 合併 把兩個表格的記錄合併成一個新的表格 2.2 數據處理週期數據處理週期 數據處理數據處理 排序 把數據以特定的次序排列 用作排序指標的欄稱為排序鍵排序鍵 已排序的記錄是按照排序鍵的數值大小重新整理 2.2 數據處理週期數據處理週期 數據處理數據處理 排序 2.2 數據處理週期數據處理週期 記錄號碼 學號 姓名 1 A001 Chu SW 2 A002 Chan Y 3 A003 Au FH 4 A004 Chu YY 記錄號碼 學號 姓名 1 A004 Chu YY 2 A003 Au FH 3 A002 Chan Y 4 A001 Chu SW 記錄號碼 學號 姓名 1 A003 Au FH 2 A002 Chan Y 3 A001 Chu SW 4 A004 Chu YY 排序鍵排序鍵 資料表以學號遞減排序 資料表以姓名遞增排序 排序鍵排序鍵 數據處理數據處理 搜尋 目的：從包括大量記錄的數據庫中
